Tijd is kostbaar en tijd is schaars!
Ik hoor het vaak onder bevriende ondernemers en klanten. Ze zijn allen bezig met de waan van de dag en daardoor niet voldoende met de juiste dingen die effectief bijdragen.
Ga anders werken en jouw bedrijf anders organiseren zodat je tijd overhoudt voor de dingen waar je wel energie van krijgt en die duidelijk meerwaarde opleveren.
Hierbij 7 tips die zorgen dat jij en jouw medewerkers hun tijd effectiever besteden.
1. Doe geen basic taken.
Vooral bij kleine organisaties is het gevaarlijk dat je als ondernemer de basic taken mee uitvoert. Kijk daarom naar jouw eigen waarde. Bedenk vervolgens bij alle basic taken die je doet wat het uurtarief ervan zou zijn. Levert het een laag tarief op? Doe deze ‘taken’ niet maar delegeer ze binnen jouw team. Kan dit niet, kijk of er extern ondersteuning kan geboden worden.
Ook het efficiënter beheren van vergaderingen is een facet waar tijdswinst kan gevonden worden. Kan de frequentie lager? Kan de duur van vergaderingen ingekort worden?
Doe elke meeting eens 50 minuten in plaats van een uur. Is het resultaat van de vergadering hetzelfde…? Doe het in de toekomst telkens 10 minuten minder. Bij een wekelijkse meeting spaart dit jou 8 uren en 40 minuten of meer dan een dag per jaar (en dit voor slechts 1 wekelijkse vergadering). Bekijk je dit op basis van 5 vergaderingen per week, dan heb je (meer dan) een week om iets anders te doen of… vakantie te nemen!
2. Wees de leider van jouw bedrijf, niet de lijder.
Bepaal duidelijk jouw missie en de strategie die erbij hoort om jouw visie te realiseren. Leg daarbij ook jouw persoonlijke doelen vast en match die met jouw bedrijf. Dit geeft voldoening en zingeving. Het zal voor jou ook energie geven als het even niet meezit. Je weet ‘waarom’ je het ‘at the end’ doet.
Van hieruit kan je jouw medewerkers inspireren en richting geven. Het zorgt voor focus voor jezelf en medewerkers waardoor iedereen meer doet op dezelfde tijd. Zo “laat” je je daarenboven niet leiden en ben jij, noch jouw medewerkers, met tijdverslindende zaken bezig die het doel missen.
3. Rekruteer mensen die passen binnen het DNA van jouw bedrijf.
Ga je mensen aanwerven, kijk dan naar de bredere context. Naast ervaring en competenties is het belangrijk dat de nieuwe medewerkers dezelfde waarden delen en dat hun ambities in lijn liggen met deze van het bedrijf.
Een competitief salarispakket is uiteraard belangrijk maar kijk ook naar de DNA-fit en de intrinsieke motivatie van de mensen. Het gaat over samen de ambities realiseren in overeenstemming met gezamenlijke waarden en overtuigingen. Het is essentieel dat medewerkers in de cultuur van de organisatie passen. Zet het doel en de missie van het bedrijf en deze van de rol of functie ook duidelijk op papier. Zo weten medewerkers hoe ze zullen bijdragen aan het grotere geheel. Bijgevolg zullen werknemers zich meer verbonden voelen met de organisatie. Dit zal hen ook de drive geven om het beste van zichzelf te geven en hierdoor zullen ze ook betere prestaties neerzetten, m.a.w. meer resultaat op dezelfde of minder tijd.
4. ‘Neen’ zeggen.
Duidelijk weten en zeggen wat je wil is ook een belangrijk thema als je productief wil zijn.
Als je geen neen kan zeggen tegen anderen, ga je regelmatig over je eigen grenzen heen.
Neen zeggen is een vorm van assertiviteit waarmee je jouw grenzen en energie bewaakt. Door neen te zeggen, zeg je ja tegen jezelf en jouw behoeften. Je hebt tijd over voor dingen waar je energie van krijgt en die echt bij je passen.
Ook in de extern gerichte beslissingen is neen kunnen zeggen belangrijk. Doe niet meer dan wat jij ( en de organisatie) aankan naar tijdsbesteding. Daarnaast neem je projecten best aan op basis van concrete doelen. Durf neen te zeggen tegen projecten die niet volledig binnen de missie en de scope van het bedrijf passen. Ze kosten meestal veel energie voor jezelf en de medewerkers en leveren vaak minder op. De juiste projecten doen net het omgekeerde en dit zorgt voor een hefboomeffect.
5. Werk iets volledig af.
Starten aan een opdracht of project en dan iets anders doen, bijvoorbeeld een mail beantwoorden, actie ondernemen naar aanleiding van een telefoon die je krijgt of even een koffie halen en zo ‘in een vergadering’ terechtkomen aan de koffiemachine… Voor je het weet ben je met vier of vijf verschillende dingen bezig in een half uur. Als je niet oppast, start je aan een ander project en krijg je niets af. Daarenboven is dit niet goed voor de concentratie en energielevel.
Deel bepaalde dagen in blokken waarin je geconcentreerd werkt aan één project of taak. Wees er strikt in en zorg dat je dan niet gestoord wordt. Zorg dat medewerkers weten dat je niet bereikbaar bent en ze zullen begrip hebben hiervoor.
6. Bouw momenten van reflectie in.
Sta regelmatig stil bij jezelf en de werking van jouw organisatie. Doe dit met vaste regelmaat. Bijvoorbeeld elk half jaar. Zo evalueer je efficiënt en kan je bijsturen.
Als je weet waar jouw zwaktes liggen kan je ze bijsturen of zorg je dat iemand anders complementair kan zijn. Je leert eveneens jouw sterktes kennen die je extra kan aanwenden waardoor 1+1=3. Serieuze tijdwinst!
Ook binnen de organisatie is het zinvol om dit met zekere regelmaat te doen.
Werkt een afdeling niet goed? Kijk naar de processen en tools. Zijn deze ideaal om de mensen optimaal te laten werken? Vraag eventueel de mensen om de top 3 van hun meest en minst favoriete werkzaamheden op te stellen. Soms kom je er daardoor achter dat mensen projecten of taken minder graag doen, terwijl anderen deze juist heel leuk vinden. Met een herverdeling heb je meer gemotiveerde mensen en wordt de productiviteit beter.
7. Vergeet niet om eens los te laten en successen te vieren.
Tot slot moet je niet vergeten om eens wat afstand en pauze te nemen.
Het werk is immers nooit af. Anders zal je niet duurzaam voldoening ervaren en zal je zelden echt ontspannen zijn. Dit kan je voorkomen door mijlpalen voor jezelf vast te stellen. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat je beslist om enkele keren laat door te werken om een specifiek project af te krijgen en je dan in het weekend niets doet.
Rust is belangrijk om afstand te kunnen nemen van je bedrijf en creatief te kunnen blijven. Je put anders jouw energiereserves uit.
Ga daarnaast ook met het team de successen vieren. Waardeer de medewerkers voor hun bijdrage en geniet samen van de uitdagingen die jullie tot een goed einde gebracht hebben. Het geeft iedereen energie waardoor iedereen efficiënter aan de slag gaat.